Biên soạn thư mục trong trường học

I/ THƯ MỤC LÀ GÌ?

Thư mục là bảng kê theo một trật tự nhất định những sách, bài báo có cùng một đề    tài để giới thiệu cho bạn đọc.

II/ MỤC ĐÍCH BIÊN SOẠN THƯ MỤC

Trong thư viện trường học, thư mục được biên soạn chủ yếu phục vụ cho công tác dạy và học.

 III/ CÁC LOẠI THƯ MỤC TRONG TRƯỜNG PHỔ THÔNG:

- Một số thư mục thường được biên soạn trong nhà trường phổ thông:

+ Thư mục giới thiệu: là danh mục những sách, báo, tài liệu mới nhất được nhập về thư viện theo một chuyên đề nhất định có mục đích phục vụ cho việc dạy và học.

+ Thư mục địa chí: là thư mục thu thập tất cả các tài liệu nói về một địa phương nào đó. Thư mục này được biên soạn nhằm mục đích dạy học môn Địa lý và giáo dục truyền thống địa phương.

+ Thư mục nhân vật: Tập hợp các tài liệu nói về thân thế, sự nghiệp của một danh nhân trong nước hoặc nước ngoài.

IV/ PHƯƠNG PHÁP BIÊN SOẠN THƯ MỤC:

1.     Chọn đề tài và nghiên cứu đề tài;

2.     Xác định mục đích và đối tượng biên soạn;

3.     Sư tầm và lựa chọn tài liệu;

4.     Xây dựng biểu ghi thư mục;

5.     Sắp xếp tài liệu;

6.     Xây dựng các phần bổ trợ cho tài liệu thư mục:

* Viết lời đề tựa (lời giới thiệu);

* Thực hiện các bảng tra;

7.     Biên tập và trình bày bản thư mục.

     V/ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH BIÊN SOẠN THƯ MỤC

Bước 1:  Lựa chọn và nghiên cứu đề tài

Nhằm xác định tên thư mục và chủ đề của nó: chọn những đề tài cần thiết đối với công tác dạy và học trong nhà trường. Đối tượng chủ yếu của biên soạn thư mục trong nhà trường là CB-GV-CNV và học sinh của trường.

           Bước 2:  Xác định mục đích và đối tượng biên soạn

Trong đề cương biên soạn thư mục cần:

-     Xác định tầm quan trọng của đề tài và sự cần thiết phải biên soạn thư mục về đề tài đó.

-     Xác định mục dích biên soạn thư mục: biên soạn thư mục cho đối tượng nào? Mục đích gì? Phục vụ như thế nào?

-     Xác định đối tượng sử dụng thư mục: trình độ người sử dụng, đối tượng, lứa tuổi, giới tính, tâm sinh lý của người sử dụng.

-     Giới hạn tài liệu và xác định tên gọi chính thức của thư mục: giới hạn độ rộng, thời gian tài liệu; giới hạn tài liệu về loại hình, thời gian xuất bản, ngôn ngữ…

-     Xác định loại thư mục.

-     Ngoài ra còn phải dự kiến về cấu trúc của tài liệu thư mục (gồm mấy phần, sắp xếp theo trình tự nào?), dự kiến về số lượng tài liệu được đưa vào thư mục, thời gian hoàn thành…

Bước 3: Sưu tầm và lựa chọn tài liệu:

+ Sưu tầm tài liệu: gồm các công việc cụ thể:

Xác định nguồn tài liệu sưu tầm: nguồn chủ yếu (có trong thư viện) và nguồn bổ sung (ở các thư viện bạn hoặc tủ sách cá nhân giáo viên hay học sinh).

* Lưu ý: Về thứ tự: trước hết là sưu tầm nguồn chủ yếu sau đó đến nguồn bổ sung. Về phương pháp: tiếp cận trực tiếp các nơi chứa tài liệu.

+ Chọn lọc tài liệu: gồm có chọn lọc giới hạn và chọn lọc chất lượng:

- Chọn lọc giới hạn: là chọn lọc tài liệu theo giới hạn hình thức (có thể là giới hạn không gian, giới hạn thời gian, giới hạn loại hình…) và chọn lọc theo giới hạn nội dung (có thể là giới hạn về lĩnh vực tri thức, độ sâu của đề tài…)

- Chọn lọc chất lựơng: đòi hỏi người cán bộ thư viện ngoài sự hiểu biết về đề tài và những tài liệu viết về đề tài, còn phải biết phân tích, đối chiếu, so sánh các tài liệu cùng đề tài để chọn lọc những tài liệu có chất lượng

Bước 4: Xây dựng biểu ghi thư mục:

Cấu trúc của biểu ghi: gồm có 02 phần.

- Phần mô tả hình thức và kí hiệu xếp giá (Phần bắt buộc).

- Phần mô tả nội dung (Phần không bắt buộc).

Phần mô tả hình thức:

…………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………

                                                                                Ký hiệu xếp giá

Phần mô tả nội dung:

MÔ TẢ NỘI DUNG               Tóm tắt

Dẫn giải

1/ Tóm tắt

             Khái niệm :

Bài tóm tắt là văn bản tiêu biểu cho tài liệu, phản ánh 1 cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm bất kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt

Tùy theo từng lạo tài liệu mà viết bài tóm tắt:

-     Tóm tắt về nội dung

-     Trình bày các phần, các chương thể hiện nội dung của tư liệu

a/ Tóm tắt về nội dung

Ví dụ 1 : “Phân tích tác phẩm Nam cao trong nhà trường” – Lê Trí Viễn

Tài liệu giới thiệu đến bạn đọc một bài viết về tác phẩm Nam Cao đang được giảng dạy ở trường Phổ thông trung học. Giúp giáo viên và học sinh có thêm tư liệu về giảng dạy và học tập

Ví dụ 2 : “ 30 tác phẩm đoạt giải” – Tập thể tác giả

Đây là quyển tập 30 tác phẩm hay nhất được giải của cuộc thi viết truyện ngắn cho thanh niên  học sinh, sinh viên do Nhà xuất bản Giáo dục và Hội nhà văn Việt nam phối hợp tổ chức. Nội dung những truyện ngắn đề cập những vấn đề trong cuộc sống mà thanh niên học sinh, sinh viên đang quan tâm và cần tự rèn luyện

      b/ Trình bày các phần, các chương thể hiện nội dung của tư liệu

Ví dụ 1 : “Toán phát triển 9. Tập 1” – Nguyễn Đức Tấn

          Sách gồm 2 phần :

-  Phần Đại số :

+ Chương 1 : Căn bậc 2, căn bật 3

+ Chương 2 : Hàm số bậc nhất

- Phần hình học :

      + Chương 1 : Hệ thức lượng tam giác

      + Chương 2 : Đường tròn

       Ví dụ 2 : “Văn nghị luận trong chương trình ngữ văn THCS” – Nguyễn Trí

               Sách gồm 3 phần và phần phụ lục

-         Phần 1: Giới thiệu những hiểu biết chung và phân tích các đặc điểm của văn nghị luận

-         Phần 2 : Giới thiệu vị trí của văn nghị luận trong chương trình THCS, các loại bài trong SGK và phương pháp làm một  bài văn nghị luận .

-         Phần 3 : Tuyển chọn một số bài văn nghị luận có giá trị

-         Phần  phụ lục : Đưa ra một số đề văn tham khảo

2/ Dẫn giải

Khái niệm :

-         Là phương pháp giải thích về đặc điểm hoặc giá trị tài liệu : về đề tài, nội dung, hình thức của tài liệu, Về tác giả, đối tượng sử dụng tài liệu

-         Là quá trình khái quát những tin tức của tài liệu. Tin tức đó giúp cho bạn đọc nắm những yếu tố mới hoặc những yếu tố khác nhau trong những lần xuất bản để dễ dàng chọn lọc những tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình

-         Có thể dẩn giải theo nhóm cho một tài liệu có cùng chủ đề hay nội dung tương tự nhau. Chẳng hạn sách nhiều tập, sách bộ,…

Ví dụ : “ 30 tác phẩm đoạt giải” – Tập thể tác giả

Đây là tuyển tập 30 tác phẩm hay nhất được giải của cuộc thi viết truyện ngắn cho thanh niên học sinh, sinh viên do  Nhà xuất bản Giáo dục và Hội nhà văn Việt nam phối hợp tổ chức. Đó là những tác phẩm có gia trị văn học – những truyện ngắn đạt tới sự hài hòa cao giữa nội dung tư tưởng và hình thức nghệ thuật, đề cập đến những vấn đề nóng bỏng mà bản thân người thanh niên học sinh, sinh viên đang quan tâm và cầ tự hoàn thiện mình.

Bước 5: Sắp xếp biểu ghi thư mục:

Việc sắp xếp biểu ghi thư mục được trình bày theo các phương pháp sau:

1/Sắp xếp theo hình thức :

- Tên tác giả, tên tài liệu :  xếp theo chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu

- Nhà xuất bản :

Phân nhóm nhà xuất bản           theo thứ tự chữ cái tên nhà xuất bản;

                                                             xếp theo thứ tự chữ cái tên tài liệu

 - Thời gian xuất bản : Theo thứ tự thời gian à xếp theo thứ tự chữ cái tên tài liệu, tên tác giả  

- Loại hình tài liệu : sách, báo, tạp chí, đĩa, băng ….--> xếp theo thứ tự chữ cái tên tài liệu, tên tác giả  (nếu co)

- Ngôn ngữ : Sách tiếng Việt xếp trước, sách các nước xếp sau

2/ Xếp theo nội dung        Môn loại

                                                        Chủ đề

-     Môn loại : Theo thứ tự bảng phân loại của thư viện, áp dụng cho thư mục có khối lượng lớn, nhiều lãnh vực tri thức khoa học

-         Chủ đề : Theo mục chủ đề của tài liệu, từ khái quát đến chi tiết hoặc ngược lại

Ghi chú :

Sau khi các biểu ghi được xếp theo nội dung. Trong từng loại đề mục các biểu ghi lại được xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả, tên sách, thời gian xuất bản….

Ví dụ : Thư mục nhân vật văn học

Có 2 phần :

-  Phần 1 Tài liệu của nhà văn :

          + Xếp theo hình thức biên tập : Toàn tập-> tuyển tập -> tác phẩm chuyên biệt

          + Xếp theo thời gian : thời gian tác giả viết, thời gian xuất bản

-      Phần 2  Tài liệu viết về nhà văn

+ Tài liệu về tiểu sử nhà văn:

+ Tài liệu về sự nghiệp văn học

+ Sáng tác phẩm : Theo thể loại, theo thứ tự chữ cái tên tác giả hay tác phẩm

Ví dụ 2 : Thư mục “Ôn tập giải tích lớp 11”

      - Phần 1 : Hàm số giới hạn

+ Hàm số

+ Hàm số liên tục

-  Phần 2 : Đạo hàm

+ Đạo hàm của hàm số cơ bản và đạo hàm cấp cao

+ Một số ứng dụng của đạo hàm

            -   Phần 3 : Tích phân

     + Các phương pháp tích phân

     + Ứng dụng của tích phân

          -    Phần 4: Giải tích tổ hợp

    + Tổ hợp

    + Nhị thức Newton

Ví dụ 3 : Thư mục “Tự nhiên và xã hội lớp 2”

         -   Phần 1: Con người và sức khỏe

     + Con người

     + Sức khỏe

        -    Phần 2 : Xã hội

     + Trong gia đình

     + Trong nhà trường

     + Ngoài xã hội

       -   Tự nhiên

     + Thực vật

     + Động vật

     + Thiên nhiên

Bước 6: Xây dựng các phần bổ trợ cho tài liệu thư mục

1/ Lời giới thiệu  (Viết lời đề tựa hoặc lời nói đầu):

Giúp cho người đọc hiểu được sơ lược nội dung của tài liệu thư mục, cách sắp xếp biểu ghi, hoàn cảnh biên soạn, giới hạn của tài liệu, những thành phần chính có trong tài liệu như: hình ảnh, phụ lục, bảng tra…

-         Mục đích biên soạn :

-         Đối tượng sử dụng:

-         Giới hạn tài liệu :

+ Loại hình thư mục đã sử dụng trong thư mục

+ Thời gian xuất bản của tài liệu

+ Ngôn ngữ :

+ Bố cục thư mục và phương pháp sắp xếp

+ Các loại bảng tra

+ Mức độ phân tích tài liệu

2/ Bảng tra cứu

Giúp bạn đọc có thể tra cứu tìm vị trí của tài liệu nhanh chóng mà không cần đọc từng trang của thư mục. Có các loại bảng tra:

+ Bảng tra chữ cái họ tên tác giả

+ Bảng tra chữ cái tên tài liệu, bảng tra tài liệu

+ Theo chủ đề

+  Theo môn loại

+  Theo thời gian xuất bản…

Mẫu bảng tra cứu

TT	Tên tác giả của tài liệu	Số thứ tự biểu ghi thư mục	Số trang có biểu ghi	Ghi chú

3/ Xây dựng phụ lục

Dành đưa những nội dung chưa nêu được trong các biểu ghi thư mục.

Những nội dung có thể trình bày trong phần phụ lục là  :phụ lục danh mục nguồn ấn phẩm định kỳ được sử dụng trong mục lục, phụ lục về niên biểu, lịch biểu, những tài liệu minh hoạ, bản đồ…

4/ Mục lục :

Là phần giới thiệu toàn bộ cấu trúc của thư mục.

-    Vị trí:

+ Trước đây, cuối thư mục, sau phần phụ lục

+ Hiện nay, đầu thư mục, sau bìa thư mục

-    Nội dung :

+ Liệt kê bố cục của phần chính thư mục

+ Phần bổ trợ kèm theo số trang

Bước 7: Biên tập trình bày bản thư mục:

Mục đích của khâu biên tập là để có một bản thư mục hoàn chỉnh trước khi đến tay độc giả về mặt nội dung và hình thức.

Trong khâu này người biên soạn phải kiểm tra toàn bộ những công việc đã làm, kể từ việc lựa chọn tài liệu, viết dẫn giải, sắp xếp tài liệu, lập bảng tra cứu … Phải xem xét để xem có những điểm gì còn thiếu sót, những điểm gì cần bổ sung, sửa chữa.

 Về mặt hình thức cần kiểm tra để tránh những sai sót về in ấn, lỗi chính tả, xem xét việc trang trí, trình bày trang bìa cũng như các phần bên trong của bản thư mục . Trong thực tế , những bản thư mục in đẹp, trình bày mỹ thuật có sức hấp dẫn lôi cuốn sự chú ý của độc giả từ đó góp phần làm tăng giá trị sử dụng của bản thư mục

Nói đến thư mục là nói đến việc lựa chọn tài liệu sát hợp, phân tích và đánh giá tài liệu đúng đắn, hệ thống hóa tài liệu khoa học . Do đó, nắm vững các phương pháp thư mục và biết vận dụng chúng một cách hợp lý vào những trường hợp cụ thể của công tác thư mục là trực tiếp làm cho thư mục thực hiện tốt nhiệm vụ của nó .

- Biên tập về nội dung: do cán bộ thư viện thực hiện, chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung của thư mục.

- Biên tập văn học: Thực hiện sau khi đã hoàn thành bản thảo thư mục, chỉnh sửa câu từ, lỗi chính tả, văn phong… của bản thảo.

- Biên tập kỹ thuật: Xem lại toàn bộ bản thảo thư mục, kiểm tra các phần về trình bày, trang trí…

Trình bày

Bìa và trang tên thư mục :

-         Tên đơn vị

-         Tên thư mục

-         Có thể bổ sung thêm phần thời gian , người thực hiện

Trang trí

-         Bảng phân tích nội dung có cỡ chữ nhỏ hơn mô tả thư mục và để cách thư mục một    

           khoảng trống

-         Số thứ của biểu ghi được in đậm

-         Bìa phải đẹp, lôi cuốn sự chú ý của bạn đọc, nhất là đối với thư mục HS tiểu h

                        

                 CƠ CẤU THƯ MỤC

Các phần của thư mục được trình bày theo thứ tự

-         Bìa chính

-         Bìa phụ

-         Lời giời thiệu

-         Các bản ghi thư mục

-         Bảng tra nhan đề ( Bảng tra cứu), Phụ lục (nếu có)

-         Mục lục ( Có thể để trước trang lời giới thiệu)

Một số lưu ý khi thực hiện biên sọan thư mục

1/ Bìa thư mục :

-      Cần có tên chủ đề

-      Phân biệt giữa thư mục và giới thiệu sách hay tư liệu

-      Trang trí đẹp, hấp dẫn

-      Đầy đủ các nội dung theo yêu cầu

2/ Lời giới thiệu :

-     Còn gọi là “ Lời nói đầu” không phải là lời ngõ

-     Không nên soạn ngắn quá và phải đảm bảo một số nội dung theo yêu cầu tối thiểu giúp cho người đọc nắm được sơ lược nội dung của tài liệu thư mục, cách sắp xếp biểu ghi, hoàn cảnh biên soạn, giới hạn của tài liệu, những thành phần chính có trong tài liệu

3/ Biểu ghi thư mục

Hình ảnh bìa sách ( nên in màu tạo sự hấp dẫn đến người đọc  )

* Mô tả hình thức

+ Mô tả hình thức phải có đủ các thông tin về quyển sách :

+ Tùy theo hình thức mô tả sách, bài trích trong sách, trích trong tạp chí, trích trong báo mà thực hiện mô tả

+ Nếu 1 quyển sách cùng thực hiện từ 2, 3 tác giả thì chỉ cần ghi tên tác đầu tiên.

+ Hướng dẫn cách thực hiện ghi mô tả hình thức

      Tên sách/ tên tác giả .- (chấm, gạch ngang ) nơi xuất bản : nhà xuất bản, năm xuất bản .- (chấm, gạch ngang ) …….tr (số lượng trang); …..cm (ghi chiều dài khổ sách )

Ví dụ :

Bác Hồ thời niên thiếu ở Huế/Nguyễn Đắc Xuân .- TpHCM : trẻ, 2004 .- 78 tr ; 20cm

+ Ký hiệu xếp giá : bên dưới góc phải phần mô tả

+ Số thứ tự biểu ghi phải in đậm

*Mô tả nội dung :

-      Mô tả nội dung cở chữ nhỏ hơn mô tả hình thức

-      Cần chừa khoảng trống giữa 2 phần mô tả nội dung và mô tả hình thức

-      Thực hiện một trong hai cách : tóm tắt hay diễn giải

-      Nếu sách nhiều tập thì phải tóm tắt từng tập theo thứ tự các tập trong sách.

Lưu ý : 

Tham khảo thêm “Sổ tay công tác thư viện” thực hiện biên soạn thư mục và cần đảm bảo một số yêu cầu sau :

Các phần của thư mục được trình bày theo thứ tự

+ Bìa chính

+ Bìa phụ

+ Lời giới thiệu

+ Các bản ghi thư mục

+ Bảng tra nhan đề ( Bảng tra cứu), Phụ lục (nếu có)

+ Mục lục ( Có thể để trước trang lời giới thiệu)

    -     Đánh số trang quyển thư mục

   -      Số lượng sách trong thư mục giới thiệu  tối thiểu 15 tựa sách 

   -      Thực hiện từ 15 – 18 đầu sách : 1 quyển sách  thực hiện 1 trang giấy . > 18 đầu sách có thể thực hiện 2 đầu sách 1 trang giấy

   -       Sắp xếp bảng tra cứu theo thứ tự  từ A-Z ( tùy chọn : tên sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản, năm xuất bản…….)